- Kongress-Service und Kongressbuchhaltung
- Teilnehmerakquisition, Werbung & PR, Teilnehmerregistrierung
- Konferenzausstattung, Drucksachen und Werbemittel
- Messe- und Ausstellungsplanung
- Abstrakt- und Posterverwaltung
- Konzeption und Redaktion der Veranstaltungswebsite
- Kongressreisebüro und Transfer
- Catering und Abendveranstaltungen
WÄHREND der Veranstaltung
- Projektmanagement vor Ort
- Besetzung des Tagungsbüros/Konferenzsekretariats
- Ausgabe von vorbereiteten Namensschildern und Tagungsunterlagen
- Counterservice (Information), optimal auch in den Hotels
- Betreuung der VIP-Lounge und Referentenräume
- Betreuung der Aussteller und Sponsoren
- Betreuung der Säle und Sessions
- Teilnehmerregistrierung vor Ort
- Inkasso ausstehender Gebühren
- Auszahlungen vor Ort von Auslagen und Reisekosten etc.
- Aufbau und Ablaufüberwachung der Ausstellung
- Organisation und Aufbau der Posterausstellung
- Durchführung und Ablaufkontrolle der Rahmenprogramme
- Stellung von fachkundigem Begleitpersonal bei Programmen
- Presseregistrierung und -betreuung
- Betreuung von Pressekonferenzen und Journalistengesprächen
- Interview-Koordination
- Zusammenstellen des Pressespiegels
- Erfassung der Besucherzufriedenheit (Monitoring)
- Erstellung einer Dokumentation (Tagungsband, CD-ROM, USB-Stick,...)
- Versenden von Danksagungen an alle Beteiligten (Referenten, Team...)
- Endabrechnung nach den Richtlinien des Veranstalters
- Aufbereitung der Datenbanken zur weiteren Verwendung bei Folgeveranstaltungen
- Abschlussgespräch mit Schlussbericht
